As vendas são vitais para as empresas, pois representam o oxigênio que mantém o negócio vivo, mas elas precisam ser complementadas com um operacional eficiente, e isso é definido por meio do S&OP. Esta é a sigla para Sales and Operations Planning, ou planejamento de vendas e operações, e é um dos processos mais importantes pensando na longevidade de um negócio, online ou físico. Por isso, neste artigo vamos detalhar como funciona esse conceito aplicado à realidade do varejo, qual a sua importância para as empresas e o principal: como estruturar esse processo dentro da sua operação. Boa leitura.
O que é S&OP?
O planejamento de vendas e operações, representado pela sigla S&OP (Sales and Operations Planning), é o processo devidamente estruturado para que o fluxo de vendas funcione de acordo com o operacional. É executado por meio de reuniões periódicas, preferencialmente mensais, onde são coletadas e agrupadas as informações de vários departamentos de uma empresa para definir as estratégias aplicadas em cada setor. As áreas de finanças, vendas, suprimentos, produção, entre outras, vão participar desses encontros para garantir que todos os setores estejam apontados rumo ao mesmo objetivo. Em geral, esses objetivos envolvem a otimização do volume de vendas dentro do que a capacidade operacional é capaz de entregar a partir do que a previsão de demanda apresenta. 
Importância do S&OP
A implementação do S&OP é vital para qualquer empresa que deseja ter algum controle do seu processo de vendas e uma melhor organização do operacional. A estratégia colabora principalmente para otimizar os processos de todos os departamentos envolvidos na operação, melhorando a relação com fornecedores, pois agiliza o recebimento das mercadorias e/ou matérias-primas. Também permite que a empresa faça um alinhamento mais preciso das demandas com a capacidade produtiva dos setores, podendo assim ajustar o seu planejamento de acordo com o que a realidade apresenta.
Benefícios do S&OP
O mercado do varejo mudou, e muito, mas isso não impede que muitas empresas continuem trabalhando à moda antiga, fazendo aquela gestão tradicional de sempre. Por conta disso, esses negócios podem até perdurar por um tempo, mas chega em um ponto em que a competição passa por cima e o empreendedor terá dificuldades de fechar no azul. Aplicar soluções de gestão é imprescindível para acompanhar o avanço frenético do mercado e estratégias como S&OP serão muito bem-vindas no seu negócio para realmente elevar o patamar das operações. A seguir, vamos listar alguns benefícios de implementar essa estratégia.
Visão geral
Quando você faz um planejamento de vendas e operações isso te dá uma visão mais completa dos setores da sua empresa e principalmente dos pontos fortes e fracos. Assim, você vai conseguir diagnosticar e fazer ajustes dentro da sua operação para otimizar as principais tarefas. Você terá também dados financeiros mais precisos, que vão permitir inclusive previsões do que vai entrar de receita na empresa.
Melhora da comunicação
Com os setores se reunindo mensalmente, isso cria uma conexão maior entre os colaboradores e facilita muito a comunicação entre aqueles que são co-dependentes. Por exemplo, durante o planejamento, o setor comercial pode combinar algumas situações com o financeiro para que possa fazer concessões durante a venda, buscando uma simples confirmação. Nesse ponto cabe o uso de uma tecnologia que integre todos os setores de forma simples para que a conversa seja instantânea e, mais do que isso, que fique registrada para consultas futuras.
Lucratividade
Podendo organizar as operações a fim de potencializar o volume de vendas, o resultado mais óbvio será um aumento da receita que sua empresa recebe, mas não é só isso. Tendo proximidade com os outros setores e acesso a dados operacionais, é possível ajustar o planejamento para fazer cortes de custos, automatizar algumas tarefas que tomam tempo e pensar em formas de aprimorar o produto aumentando sua margem. Essa proximidade principalmente com o setor financeiro dá uma boa visão da situação do caixa da empresa, o que pode permitir que se proponha investimentos que vão viabilizar as estratégias de S&OP, como o uso de softwares de gestão, por exemplo.
Indicadores para planejamentos
Quando você tem uma metodologia para guiar sua estratégia, a tendência é que tudo fique mais simples ao longo do tempo, pois você tem a possibilidade de documentar as ações tomadas em cada um dos setores. Para viabilizar isso é ideal que você trabalhe com KPIs (Key Performance Index ou indicadores chave de performance), pois com isso é possível fazer um acompanhamento mais eficiente do progresso. Com isso, você vai ser capaz de criar estruturas adaptadas à realidade dos processos da sua empresa para aplicar um S&OP mais assertivo. 
Como implementar o S&OP
Depois de tudo isso que você viu com relação aos benefícios de aplicar essa estratégia, agora você precisa entender melhor como organizar e como estruturar. Portanto, nada melhor que um passo a passo completo com tudo que você precisa considerar na hora de implementar a estratégia S&OP no seu negócio. Vamos ao passo a passo:
Gestão de portfólio
Normalmente o portfólio ou mix de produtos de uma loja pode aumentar conforme a demanda vai demonstrando interesse em determinado tipo de solução. Mas o que acaba acontecendo é que, ao adicionar um novo produto ao portfólio, o varejista o mantém lá acreditando que eventualmente outros vão se interessar. Porém, isso não é tão eficiente e demanda um planejamento que considere sazonalidade e também o que são tendências de curto e longo prazos. Nem todo produto que está passando por uma baixa de vendas precisa ser destacado, pois na realidade é possível reaproveitá-lo ou aprimorá-lo para se adequar às novas demandas.
Projeção da demanda
A previsão de demanda é algo que sempre falamos por aqui quando o assunto é gestão de estoque, e para o S&OP ele é tão fundamental quanto. Essa projeção não pode ser baseada em achismos ou no desejo do varejista, mas sim no histórico de vendas da empresa e no que mostram as pesquisas de mercado. Considere também a sazonalidade, então, quando for analisar os números da sua empresa, não foque nos valores absolutos e observe também as nuances dos relatórios. Faça os cálculos aliando histórico e sazonalidade para ter uma noção de qual é a projeção de demanda do seu negócio. Lembrando que isso pode ser feito para a loja como um todo ou para produtos específicos.
Gestão de eventos
A gestão de eventos passa por uma pesquisa mais ampla que envolve não só o mercado que você está inserido, mas também o cenário macroeconômico. Por exemplo, eventos que impactam fortemente a economia do país precisam levar em conta fatores como mudanças cambiais, crises financeiras, pandemias e por aí vai. Claro que alguns são mais fáceis de prever que outros, porém é possível colocar no planejamento saídas que levam em conta a maioria dos imprevistos. Faça esse mapeamento de eventos utilizando o conceito de matriz SWOT, assim você vai levantar as ameaças e oportunidades que o mercado apresenta, assim como os pontos fortes e fracos da sua empresa.
Colaboração entre as áreas
Com essa metodologia aplicada ao dia a dia da sua empresa, você verá uma maior sinergia entre os setores, pois, com as reuniões periódicas, isso cria um senso de pertencimento maior que motiva as equipes. Com os dados que levantamos nos passos anteriores, todos terão que trabalhar alinhados no mesmo objetivo para que a empreitada seja bem sucedida. O time comercial vai definir as metas de vendas baseado no quanto a produção consegue entregar, enquanto o financeiro vai garantir que haja os recursos para que tudo seja produzido e o marketing vai criar a comunicação adequada e divulgar nos canais seguindo o orçamento disponibilizado pelo financeiro. Percebe que essa comunicação não é cíclica, mas sim toda integrada, pois os setores precisam se comunicar entre si o tempo todo para otimizar?
Plano de operação
Tarefas alinhadas com todos os setores e com a gestão, é hora de colocar isso em um plano de ação para começar a operar seguindo as definições do S&OP. Com a operação em curso, não dá para ficar de braços cruzados, pelo contrário, é preciso análises e ajustes constantes.
Acompanhamento dos resultados e ajustes
Acompanhe os resultados que cada setor apresenta para atestar se a estratégia está no curso certo e detectar também os pontos de melhoria para otimizar os processos. O processo é dinâmico mesmo, então não se preocupe em cometer erros, pois esses serão fundamentais para aprimorar as estratégias. 
Conclusão
Agora você sabe bem como funciona o S&OP e o quanto ele pode agregar nas operações da sua empresa e principalmente nas vendas da sua loja. O próximo passo é colocar essa estrutura dentro da realidade da sua empresa, pois cada operação tem suas particularidades. O que todo tipo de empresa tem em comum é que elas podem fazer essa gestão operacional e de vendas de forma mais eficiente utilizando um bom software para essa finalidade. A Weduu tem a ferramenta certa para gestão comercial, com controle preciso de estoque e pedidos para otimizar suas vendas, conheça nossas soluções.
