Hoje vamos falar de um dos indicadores mais importantes para medir a qualidade de uma entrega, bem como do processo de logística envolvido que é representado pela sigla OTIF.
Esse pode ser considerado um ótimo KPI (Indicador de Performance Chave) para medir a qualidade das suas entregas e aprimorar alguns processos pensando na satisfação do cliente.
Na teoria, esse indicador de On Time In Full pode até parecer bem simples se pensarmos no seu efeito, mas sua implementação requer alguns cuidados que vamos abordar ao longo deste artigo. Boa leitura.
OTIF: o que é? E qual o significado?
On Time In Full ou como aparece bastante pela sigla OTIF é um indicador chave para elaboração dos processos da cadeia de suprimento de uma empresa, e na verdade une dois conceitos diferentes que têm como base a experiência do cliente.
Tem relação direta com a quantidade de entregas que é realizada dentro do prazo estipulado e também a porcentagem delas que atendem exatamente o que foi solicitado pelo cliente.
Podemos então considerá-lo como uma métrica qualitativa, mas também quantitativa que ao final nos dará um saldo mostrando a eficiência das entregas praticadas por sua empresa dentro dos critérios estabelecidos no conceito.
Seu uso é presente tanto na logística B2B quanto na B2C, e no processo também pode ser medido o quanto de produtos retornam, seja por entrega fora do prazo ou produto que não atendeu o pedido por completo.
Não precisamos nem dizer que para as transportadoras esse é o indicador mais importante para atestar a qualidade dos serviços prestados.
Qual a sua finalidade?
Como você viu na teoria, o objetivo é medir quantas entregas chegam ao seu destino final no prazo e quantas cumprem essa meta seguindo exatamente como está o pedido.
Só que na prática ela serve para mostrar pontos de melhoria durante todo processo, permitindo detectar principalmente falhas na comunicação entre os participantes de cada etapa da supply chain.
Como funciona?
Os resultados dos cálculos obtidos quando aplicamos esse indicador é que mostram o quanto uma empresa é eficiente em cumprir com o prometido, garantindo sempre a satisfação máxima de seus clientes.
O mundo ideal seria composto por empresas que buscassem 100% de efetividade no OTIF, mas sabemos que são tantos os fatores que impactam na logística que essa missão é quase impossível, porém perseguir esse indicador vai aprimorar cada vez mais a cadeia de suprimentos.
Fora que muitos acontecimentos externos podem ser imprevistos ainda mais prejudiciais, afinal, já houve paralisações de caminhoneiros nas estradas, por exemplo, que fizeram com que várias entregas de suprimentos atrasassem.
E mesmo acontecimentos fora do país podem impactar, como a falta de contêineres que atingiu as operações de comércio exterior impedindo a chegada de matérias-primas importantes para vários setores.
Com tudo isso considerado, o mercado tem um consenso geral de que uma boa meta é manter seus índices de On Time In Full entre 80 e 90%.
Agora, como mencionamos no início, esse indicador une dois conceitos distintos que podem ser explicados já na tradução dos seus nomes, como veremos abaixo.
On Time
A primeira parte, o On Time, que sem tradução livre seria algo como “em tempo” ou “no prazo”, é referente à capacidade das empresas de concluírem suas entregas dentro do tempo que foi passado ao cliente.
É comum empresas trabalharem com uma margem interna para que o produto seja entregue antes do prazo, salvos casos onde essa entrega é agendada com data e horário específicos, algo que acontece muito em transações B2B. Nessas situações específicas, chegar antes também é descumprir a OTIF.
In Full
A segunda metade do termo é a In Full, que em tradução livre seria “em cheio”, “na totalidade” ou “exata”, porque é referente ao pedido que é entregue exatamente nas especificações que o cliente pediu.
Por isso que ressaltamos que esse indicador não se refere só ao transporte, pois imagine um cenário em que sua loja virtual tem um produto disponível em determinada cor que não tem no estoque. O cliente vai receber algo que não foi exatamente o que ele pediu, e, mesmo que fique satisfeito por ser um detalhe menor, isso ainda impacta negativamente as métricas de In Full.
KPI x OTIF: qual a relação?
KPI é a sigla para Key Performance Indicator, algo como Indicador Chave de Performance, e o OTIF seria um desses indicadores para o setor de logística de uma empresa.
Existem vários outros indicadores, o que difere os KPIs é o fato de serem os mais relevantes para medir o desempenho de certas atividades, portanto, são os que devem ser priorizados.
A sua definição vem já no planejamento estratégico da empresa e pode até ser composto de outros indicadores “menores” para um acompanhamento mais preciso do andamento dos processos.
Como fazer o cálculo do indicador OTIF?
Já passamos brevemente sobre os fatores que compõem o cálculo do OTIF, mas aqui é o momento de entendermos melhor como aplicar essa métrica na sua empresa.
Como são dois indicadores, então, trata-se de um cálculo composto pelo número de entregas dentro do prazo com a porcentagem de entregas corretas.
Portanto, de cada 100 entregas de celulares, por exemplo, 90 delas chegam dentro do prazo, teremos um On Time de 90%.
Dessas 100 entregas, 10 celulares chegaram ao destino com algum tipo de avaria, portanto, foi um In Full de 90%.
Para o índice completo a equação é %OTIF = (% on time x %in full) e dentro do nosso exemplo seria 0.9 x 0.9, que daria 0.81, convertendo em porcentagem seria um OTIF de 81%, portanto, dentro da margem aceitável do índice.
Quais os benefícios de implementá-lo na sua empresa?
O On Time In Full é um KPI importante para garantir entregas mais eficientes na sua empresa, o que na prática se reverte em várias vantagens competitivas como:
Otimizar entregas
Todas as etapas são importantes para que um produto chegue a tempo na mão do cliente e sem nenhum tipo de avaria ou discrepância do pedido original, e aplicando a métrica é possível detectar pontos de melhorias em todas as etapas.
Cada etapa da cadeia de suprimentos pode ser analisada pelo prisma do OTIF, portanto, todas podem ser melhoradas em prol de um índice melhor.
Reduzir custos
Essa otimização dos processos pode não só garantir uma entrega mais eficiente na ponta final, como também proporcionar redução de custos, principalmente pelo fato de que ajuda a diminuir pequenos erros operacionais que no montante trazem prejuízos para a operação.
Satisfação dos clientes
Por fim, a vantagem que é mais destacada de bons índices de OTIF é a satisfação do cliente, que vai se reverter em fidelização e até em boas avaliações no NPS (Net Promoter Score).
Conclusão
A melhor forma de aplicar esse conceito de On Time In Full na sua empresa é organizando e armazenando os dados necessários para uma avaliação assertiva.
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