Em geral, o empreendedor está sempre focado em aumentar as suas vendas, afinal, esse é o combustível de toda empresa. Então, até faz sentido. Porém, há setores que não podem ser negligenciados, pensando em ter uma maior eficiência no caixa, e, para isso, fazer uma boa gestão de compras é algo que sua empresa não pode ficar sem. Negociar bem com fornecedores e ter um controle eficiente das despesas da sua empresa fazem uma diferença muito grande na lucratividade, por isso, vamos trazer todas as informações para que você faça uma gestão dos seus insumos, de forma a otimizar o caixa da empresa. Boa leitura.
O que é gestão de compras?
A gestão de compras, ou gestão em compras, como também é chamada, é o setor de uma instituição que é responsável por criar e gerenciar um processo de compra de insumos necessários para o funcionamento das operações. Geralmente, é comandado pela figura do gestor de compras, que em empresas menores se confunde com o proprietário, o que pode ser o seu caso. Mas, independente disso, a função na prática é semelhante. Aquisição de matéria-prima, relacionamento com os fornecedores e colaboradores, tudo isso passa pela gestão, que deve garantir que o processo transcorra da maneira mais eficiente, para um balanço positivo entre receita e despesas. 
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Entenda a importância da gestão de compras
Independente da atuação de uma empresa, a aquisição de insumos é vital para o funcionamento. Para o caso de produtos, envolve a matéria-prima ou até o produto em si para quem trabalha com revendas, e no caso de serviços, pode envolver ferramentas, frota de veículos e até terceirização de alguns processos. A gestão eficiente dessas compras é o que vai garantir que a empresa possa gastar menos, sem perder sua qualidade. E mais do que isso, que não fique em falta dos insumos necessários para sua operação.
Gestão de compras: objetivos
Os principais objetivos da gestão de compras passa por otimizar os lucros da empresa, fazendo com que a receita seja maior que as despesas, ou seja, aumentando as margens com a comercialização dos produtos e/ou serviços. Para exemplificar, podemos organizar esses objetivos da seguinte maneira:
– Redução de custos
Talvez o maior objetivo de uma gestão de compras eficiente seja diminuir os custos da empresa, tanto com os insumos para produção direta, como para as despesas de funcionamento. Isso envolve contas de luz, energia, internet, telefonia e afins, bem como quadro de funcionários, terceirizações, etc. Contudo, o gestor de compras tem que ter uma boa noção do funcionamento e dos objetivos da empresa, para que faça reduções que não impactam na entrega final do produto, pois a qualidade precisa ser mantida.
– Bom fluxo de materiais
Cabe também à gestão ter um bom relacionamento com os fornecedores, e mais do que isso, ter sempre mais de um parceiro para o mesmo insumo, para estar resguardado em uma eventual falta, e também para poder fazer melhores negociações quanto ao preço. Nesse ponto, é bom considerar os custos logísticos com o transporte, pois, muitas vezes, se um fornecedor mais em conta está fisicamente distante, buscar uma solução mais próxima pode ser a melhor decisão.
– Manutenção da qualidade
Diminuir custos não pode impactar na qualidade dos produtos e/ou serviços, afinal, o objetivo é que a empresa seja competitiva no mercado, ao passo que consiga aumentar suas margens de arrecadação. Por isso, o gestor de compras, quando não o dono da empresa, deve ter amplo conhecimento dos processos do negócio. 
Como fazer a gestão de compras da empresa?
Dentro do processo de gestão de comprar há o setor de compras, que muitas vezes é chamado de contas a pagar, porém, pode haver diferenças. Contas a pagar é uma função mais do financeiro, que consiste justamente em compensar os boletos das compras e contas, enquanto o departamento de compras precisa fazer uma curadoria dessas aquisições. Por isso, o trabalho de gestão de compras passa por entender quais são as necessidades produtivas da empresa para poder entregar os insumos de forma eficiente, fazendo com que o caixa da empresa sofra o menor impacto possível. Com isso em mente, a seguir traremos os métodos práticos para implementar uma gestão otimizada ao seu negócio.
Principais métodos para aplicar a gestão de compras
A realidade de cada empresa vai ditar as diferenças na hora de estabelecer um processo para melhor gestão de compras, portanto, vamos trazer a seguir os principais pontos para dar uma direção ao seu planejamento.
– Giro de estoque
Empresas que atuam no varejo sabem bem como um estoque eficiente é fundamental para o sucesso das operações, e o gestor de compras deve saber otimizar seu estoque. Desde a organização dos itens até a periodicidade da cadeia de suprimentos, tudo deve ser corretamente planejado para que o giro do estoque seja o mais preciso possível. É esse equilíbrio entre não deixar faltar produtos e não deixar insumos parados por muito tempo que garante o sucesso, e a melhor forma de ter essa gestão bem feita é com uma plataforma eficaz, como veremos a seguir.
– Tempo de reposição
Pensando diretamente no estoque, o tempo de reposição é importante para o funcionamento logístico mais eficiente, uma vez que, se esse tempo for muito longo, a cadeia de suprimentos pode atrasar e o consumidor final ficar sem produto. Fique atento às datas sazonais, onde as saídas podem ser maiores em menos tempo, fazendo com que a reposição tenha que ser mais ágil.
– Ponto de pedido
O ponto de pedido é o cálculo para saber qual o momento certo de fazer os pedidos para um fornecedor, e isso serve para evitar rupturas no estoque. Para isso, considera-se todo o processo logístico, ou seja, em quanto tempo após a solicitação os produtos estão à disposição da sua empresa para serem vendidos. Sendo assim, se você vende 30 itens em um mês e a entrega da mercadoria leva em torno de 30 dias para ser concluída, ao menos todo início de mês você já deve solicitar o estoque para o mês seguinte. Esse é um exemplo simples, mas que dá a medida de como funciona esse cálculo. 
Como a tecnologia auxilia na gestão de compras?
Todos esses processos, como você viu, podem envolver cálculos e até uma comunicação ágil com seus fornecedores para obter uma boa gestão de compras. Porém, atualmente, existem tecnologias para que vários desses processos possam ser otimizados, e entre várias opções no mercado, queremos trazer a solução da Weduu. Pensado principalmente para ser um auxílio a empresários de todos os portes, o ped + pode gerenciar pedidos de empresas de forma simples em uma plataforma intuitiva e que pode ser integrada com seus parceiros.
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Conclusão
Como vimos, a gestão de compras é uma atividade incrível para reduzir custos e otimizar os giros de estoque na sua empresa, portanto, quanto antes você tiver um processo eficiente, maiores serão as chances da sua organização aumentar o faturamento. A Weduu é especialista em criar soluções que facilitam a gestão de negócios, principalmente no varejo, e temos uma plataforma para ajudar a otimizar a sua gestão de compras. Conheça o ped +. Se estiver pensando em obter ainda mais resultado, conheça também o vend+, o nosso sistema de gestão de canais.
